Trong buôn bán quốc tế người ta thường thực hiện các bước sau:

1. Hỏi hàng( enquiry). Đây chính là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua. Về phương diện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng.

Về mặt pháp lý: pháp luật không ràng buộc nghĩa vụ người hỏi hàng, có nghĩa là người hỏi hàng không có nghĩa vụ phải mua hàng. Không mua hàng người hỏi mua không thể bị kiện hoặc bị khiếu nại.

Nội dung thư hỏi hàng: Pháp luật không quy định nội dung thư hỏi hàng, nhưng thông thường trong thư hỏi hàng càng hỏi chi tiết thì càng tiết kiệm được thời gian đàm phán để ký hợp đồng về sau.

2.Phát giá còn gọi là chào hàng(offer)

Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người bán. Khác với hỏi hàng chỉ là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán. Trong buôn bán quốc tế người ta thường phân biệt hai loại chào hàng.

+ Chào hàng tự do:Là loại chào hàng người bán không bị ràng buộc trách nhiệm với thư chào hàng, có nghĩa là người bán hàng không cam kết một cách dứt khoát nghĩa vụ cung cấp hàng hoá cho người mua.Loại chào hàng này thường được gửi cho nhiều người mua tiềm năng chào bán một lô hàng, ai trả giá cao nhất thì bán.hoặc bán cho người mua nào mà người bán thấy có lợi hơn.

+ Chào hàng cố định: Người bán cam kết một cách dứt khoát nghĩa vụ cung cấp hàng hoá cho người mua trong một khoảng thời gian nhất định, và loại chào hàng này chỉ gửi cho một người.

Khi người mua nhận được chào hàng tự do thì chưa chắc sẽ trở thành người mua thực sự, còn khi nhận được chào hàng cố định thì chắc chắn người được chào hàng sẽ trở thành người mua, nếu như họ chấp nhận mọi điều kiện quy định trong thư chào hàng trong thời gian có hiệu lực của thư chào hàng .

Về mặt pháp lý thì khi gửi thư chào hàng cố định cho khách hàng, người bán hàng đã tự ràng buộc mình với các nghĩa vụ theo các điều kiện quy định trong thư chào hàng trong thời gian hiệu lực của thư chào hàng, nếu đơn phương từ chối không thực hiện có thể sẽ bị khiếu nại hoặc kiện ra toà và phải bồi thường thiệt hại.

Do vậy, khi ký phát những thư chào hàng cố định, người bán hàng cần phải xem xét kỹ lưỡng, từng chi tiết nhỏ cũng phải phù hợp với luật pháp và phải có lợi cho nhà nước, có lãi cho công ty và không để phát sinh tranh chấp hoặc tổn thất.

Để phân biệt loại thư chào hàng người ta thường căn cứ vào tiêu đề của thư, tự do hay cố định. Nhưng trong thực tế giao dịch người ta  lại rất ít viết trên tiêu đề là thư tự do hay thư cố định. Do vậy để phân biệt người ta thường căn cứ vào nội dung của thư chào hàng.

Chào hàng tự do thường có những nội dung rất chung chung.

VD: Thưa quý ngài,

- Tiếp theo cuộc nói chuyện gần đây…

- Để phúc đáp bức thư đề ngày …

Nay chúng tôi gửi tới ngài…

Và kết thúc thư chào hàng tự do thường kết thúc bằng câu: ” Thư chào hàng này chỉ giá trị khi chúng tôi nhận được đơn đặt hàng của quý ngài mà hàng vẫn còn ở trong kho chưa được bán cho người khác.”

Về điều khoản hiệu lực:

Với nội dung là thư chào hàng tự do thì thời hạn không quy định mà chỉ ghi một cách không rõ ràng chẳng hạn như: ” Mong nhận được…”

Với nội dung là thư chào hàng cố định thì phải có thời hạn. Trường hợp thời hạn không quy định trong thư chào hàng cố định thì theo thông lệ là thời gian hợp lý, thời gian hợp lý đó thường là 30 ngày

Ngoài 2 loại thư chào hàng kể trên trong thực tế người ta còn gặp một số loại thư chào hàng khác như: Thư chào hàng bảo vệ, thư chào hàng thăm dò.

Chú ý khi gửi thư chào hàng:

- Khi chào hàng người chào hàng phải có ý định bán hàng thực sự

- Người chào hàng phải được  phép hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, và đúng ngành hàng .

- Đối tượng được chào hàng cũng phải được luật pháp cho phép hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

- Thư chào hàng không chứa các điều khoản trái với quy định của pháp luật .

- Hình thức thư chào hàng phải phù hợp với các quy định của luật pháp.

3.  Đặt hàng ( Order).

Nếu như thư chào hàng thể hiện ý định bán hàng của người bán và được người bán ký phát cho các khách hàng của mình thì đơn đặt hàng thể hiện ý định muốn mua hàng của người mua, đó là đề nghị từ phiá người muốn mua hàng hoá.Trong đơn đặt hàng người mua thường nêu cụ thể tên hàng hoá định mua và đề nghị người bán cung cấp hàng cho mình theo những điều kiện ( số lượng, phẩm chất, thời hạn giao hàng v.v.) do mình tự đặt ra. Một khi người bán chấp nhận hoàn toàn đơn đặt hàng trong thời hạn quy định thì hợp đồng coi như đã được thành lập giữa bên mua và bên bán .

Trong thực tế người ta hay đặt hàng với những khách hàng đã có quan hệ thường xuyên bởi vậy ta cũng thường gặp các đơn đặt hàng chỉ có các mục: tên hàng, số lượng, phẩm chất, thời hạn giao hàng ,v.v. còn các điều kiện khác thì áp dụng như những lần giao hàng trước đó.

Ngoài những trường hợp thông thường đơn đặt hàng còn được sử dụng trong những trường hợp sau:

- Yêu cầu cung cấp hàng hoá sản xuất theo quy định của người mua.

Chú ý: Đơn đặt hàng chỉ nên gửi đi khi biết chắc người bán hàng có hàng và có ý định bán hàng hoặc có khả năng cung cấp hàng hoá.

- Đơn đặt hàng thường là cố định, các quy định về đơn đặt hàng cũng giống như thư chào hàng (thư chào hàng cố định)

4.Hoàn giá.(counter-offer)

Hoàn giá hay còn gọi là mặc cả giá. Hành động hoàn giá có thể biến một thư chào hàng cố định thành một thư chào hàng tự do.

Về mặt pháp lý hoàn giá chào là việc  người được chào giá khước từ đề nghị của người chào giá, tự mình trở thành người chào giá và đưa ra đề nghị mới làm cơ sở ký kết hợp đồng.

5.Chấp nhận ( Acceptance).

Là việc người được chào giá đồng ý hoàn toàn với giá được chào (giá trong order). Hiệu quả pháp lý của việc chấp nhận là dẫn tới việc ký kết hợp đồng mua bán.

Acceptance được chia làm 2 loại:

1.Acceptance hoàn toàn vô điều kiện: Với việc chấp nhận này hợp đồng sẽ được ký kết, và hợp đồng bao gồm những chứng từ sau.

+ offer: do người bán ký.

+ order: do người mua ký

+ Acceptance : do người mua ký.

Sau khi 3 loại chứng từ nói trên được ký kết thì hợp đồng coi như đã được ký

2.Acceptance có điều kiện :

Về cơ bản thì hợp đồng vẫn chưa được ký kết và vẫn còn nhiều khả năng không được ký.

Điều kiện hiệu lực của Acceptance.

+ Phải theo hình thức mà luật pháp của từng nước yêu cầu. (Theo luật Việt Nam  hình thức chấp nhận tương tự như hình thức của hợp đồng, điều 24 ).

+ Phải làm trong thời hạn hiệu lực của  offer hoặc order. Nếu ngoài thời hạn thì việc chấp nhận không có giá trị.

+Phải được chính người nhận giá chấp nhận.

+ Chấp nhận phải được gửi tận tay người chào hoặc người đặt hàng, nếu những người này không nhận được thì chấp nhận cũng không giá trị về mặt pháp lý

6. Xác nhận:( confirmation)

Là việc khảng định lại sự thoả thuận mua bán để tăng thêm tính chắc chắn của nó và để phân biệt những điều khoản cuối cùng với những điều kiện đàm phán ban đầu. Giấy xác nhận có thể do một bên đưa ra.Ví dụ, bên bán đưa ra “Giấy xác nhận đặt hàng” (conformation of order) để khảng định việc mình đã chấp nhận đơn đặt hàng do bên mua gửi đến. Xác nhận thường được lập thành 2 bản bên lập xác nhận ký trước rồi sau đó gửi cho bên kia. Bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại cho bên lập xác nhận một bản. Trường hợp các bên chỉ lập một bản xác nhận thì bản xác nhận đó phải  có hai chữ ký thường được gọi là hợp đồng

Hợp đồng cũng có hai loại:

- Loại một văn bản.

- Loại nhiều văn bản

Khi ký hợp đồng cần lưu ý.

+ Những văn bản trao đổi trước khi ký hợp sẽ hết hiệu lực kể từ khi ký hợp.

+ Những văn bản trao đổi sau khi ký hợp đồng phải được xem xét một cách tổng thể trong mối liên hệ với hợp đồng đã ký

Bạn có thể tham khảo thêm:

Mẫu Hợp Đồng Xuất Khẩu Gạo Tiếng Anh

Mẫu Hợp Đồng Xuất Khẩu Gạo Tiếng Việt

Từ Khóa Xuất Nhập Khẩu

• thư chào hàng bằng tiếng anh
• giao dich truc tiep
• mẫu thư chào hàng bằng tiếng anh
• mẫu thư chào hàng bằng tiếng việt
• mẫu thư chào hàng cố định
• giao dịch trực tiếp là gì
• chào hàng là gì
• thư hỏi hàng bằng tiếng anh
• mau thu chao hang hay nhat
• mau thu hoi hang bang tieng viet